إلى الوزراء المحترمين،

في إطار تحسين أساليب إدارة الحكومة وتعزيز التواصل الفعّال مع رئاسة الوزراء، إليكم بعض التوجيهات حول كيفية تقديم التقارير اليومية والشهرية لدولة رئيس الوزراء مع ضرورة إرفاق مؤشرات اداء و نسب انجاز والذي يجب ان تكون متوافره على الموقع الالكتروني لكل وزاره حتى يتثنى ايضا للمواطن الراغب في الحصول على المعلومات متاحا و بمنتهى الشفافية، وتشكل ايضا نوعا من الرقابه والالتزام وتظهر جدية الحكومة.

هذه الممارسات المثلى استخدمتها لادارة مشاريع كبرى تجاوز فيها عدد العاملين ٣٨ الف موظف و بقيمة تجاوزت ١٠٠ مليار عندما عملت في دبي و في كندا والسعودية و الهند و باكستان وغيرها في اكبر المشاريع وهي بلا شك ستساهم ، كما ساهمت مسبقا ، في تعزيز الشفافية والكفاءة داخل الحكومة وتسمح للسادة النواب بالرقابة و المتابعه ولعامة الشعب بالاطلاع على الواقع دون اللجوء إلي الصحافة التى تميل في كثير من الأحيان إلى تضخيم واقع الانجازات لرووساء الحكومات وبعدها عند رحيل الحكومة يفاجيء بان الحكومة هي " حكومية صفرية " بلا انجاز بل مزيدا من المديونية .

اولا : أهمية التقارير

- التواصل: تضمن التقارير أن يكون رئيس الوزراء على اطلاع دائم بحالة المشاريع والبرامج الحكومية.

- التوجيه : تساعد في توجيه القرارات الاستراتيجية من خلال توفير معلومات دقيقة وموثوقة.

ثانيا : مكونات التقرير الشهري

- المهام المنجزة: ملخص للأنشطة التى قام بها الوزير و الجاهز العامل بالوزارة والتي تم إنجازها منذ التقرير السابق.
- الحالة الحالية: نظرة عامة على صحة الأعمال و الاجراءات الخاصة بالعمل اليومي واي من المشاريع الموكلة للوزير والوزارة باستخدام نظام RAG (الأحمر، البرتقالي، الأخضر) لتوضيح مستوى الأداء.

- الأعمال الجارية: تفاصيل حول الأنشطة المستمرة للوزير و الوزارة مع التركيز على نقاط القوة والموارد المستخدمة.

ثالثا : التحديات والمخاطر

- المهام المحجوزة: تحديد أي قضايا تعيق التقدم، لتوفير سياق للآثار المحتملة.

- المخاطر: تقييم المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على أعمال الوزارة والموظفين و مراجعات المواطنين وايضاً ما يتعلق بكل تكليف او مشروع في الوزارة ، بما في ذلك استراتيجيات التخفيف على المراجعين و المواطنين وكل وزارة حسب اختصاصها .

رابعا : الخطوات القادمة

- الإجراءات القادمة مع توضيح للمهام المقبلة وتحديد المسؤولين والمواعيد النهائية.

- الجداول الزمنية : تحديث الجداول الزمنية للأعمال المكلف بها الوزير والوزارة وايضاً للمشاريع، مع مراعاة أي تغييرات نتيجة للمهام المنجزة أو المحجوزة.

خامسا : طلبات اتخاذ القرار

- تسليط الضوء على المجالات الحرجة التي تحتاج إلى قرارات من رئيس الوزراء لضمان استمرارية التقدم أو تعديل اتجاه ما كلف به الوزير و الوزارة وما يتعلق بالمشروع او التوجه المطلوب من الوزير .

سادسا : أفضل الممارسات

- تعزيز التعاون بين الوزارات المختلفة لضمان تنسيق فعّال.

- الشفافية والتأكد من أن جميع المعلومات متاحة ومفهومة لجميع المعنيين ومتاحة للعامة

- سادسا التقييم المستمر و إجراء تقييمات دورية للعمليات وأداء الوزراء لتحسين الأداء.

واقصد انه تعتبر هذه التقارير أداة حيوية في إدارة الحكومة من خلال توفير ملخص واضح عن المهام، التحديات، والخطوات القادمة مما يخلق بيئة من الشفافية والمساءلة.

لذا احث جميع السادة الوزراء على اتباع النهج العلمي الصحيح والمتطور وهذه التوجيهات والتعديل عليها إذا لزم الأمر ليتناسب مع خصوصية كل وزارة ودون الاطالة لضمان تحقيق أهداف الحكومة بكفاءة وفعالية ومما يؤمن لقائد البلاد جلالة الملك ايضا الاطلاع باستمرار في كل الاوقات ومتابعه كافة الجهود المبذولة التى يقوم بها الوزراء، وبالطبع هذا يتوافق و ياتي مع التقارير اليومية الصادرة عن الوزارات المعنية والتى تقلل من حجم التحديات والوقت والجهد في اجتماعات وزارية طويلة ومملة وبلا فائدة يضيع فيها الوقت و يستنزف الجهد دون مراجعة او مسائلة او امكانية تحقيق المطلوب في فترات زمنية اقل .

مع أطيب تمنياتي والتحيات إلى من سياتي رئيسا للحكومة المقبلة وللوزراء العاملين و القادمين في المستقبل القريب.

aftoukan@yahoo.com