عمون - إدارة الاجتماعات هي عملية تنظيم وتخطيط الاجتماعات وضبط تفاصيلها لضمان سيرها بشكل فعال وتحقيق الأهداف المرجوة. وفقًا لبعض الأبحاث، يقضي الموظف العادي حوالي 30٪ من وقت العمل في الاجتماعات. إدارة الاجتماعات تعد عنصرًا أساسيًا لتحقيق اجتماعات أكثر إنتاجية، وهي تساعد في إدارة الوقت بفعالية لتحقيق أهداف الفريق. إذا لم يتم إدارة الاجتماع بشكل جيد، فإنه قد يؤثر سلبًا على النتائج ويؤدي إلى تبديد الوقت والمال.

يمكن اتباع الخطوات التالية لإدارة الاجتماعات بفعالية:

تحديد أهداف واضحة: يجب تحديد هدف واضح للقاء، سواء كان ذلك لتوليد أفكار جديدة، جمع المعلومات، اتخاذ قرارات، أو أهداف أخرى. يبدأ الاجتماع بعرض الهدف النهائي لضمان تحقيق النجاح.

عقد الاجتماع خارج المكتب: قد تكون الاجتماعات خارج المكتب مفيدة لتجنب الروتين وتحفيز الإبداع. يمكن للمدير أن يخرج فريقه إلى مكان آخر مثل مقهى أو حديقة لتغيير الجو وزيادة الإنتاجية.

الاستعداد المسبق: الاستعداد الجيد قبل الاجتماع أمر أساسي. يجب توزيع جدول الأعمال على المشاركين وضمان تضمين العناصر الرئيسية مثل المواضيع المطروحة وأهداف الاجتماع وقائمة الحاضرين والمزيد.

تصغير حلقة الاجتماع: يجب أن يحضر الأشخاص الذين لهم دور محدد في الاجتماع. يمكن تزويد الآخرين بملخص بسيط بعد الاجتماع إذا كان لديهم اهتمام بالموضوعات المطروحة.

الالتزام بوقت الاجتماع: يجب أن يتم البدء في الاجتماع في الوقت المحدد دون الانتظار للأشخاص الذين يتأخرون، حتى لا يتأثر الوقت والإنتاجية العامة للفريق.

باختصار، إدارة الاجتماعات تشمل التخطيط والتنظيم والتنفيذ بشكل فعال لتحقيق أهداف الاجتماع والحفاظ على وقت وجهد الفريق.