عمون - في البداية تجدر الإشارة إلى أن الرسالة الرسمية تختلف عن الرسالة غير الرسمية في أمورٍ كثيرةٍ، من أهمها: طريقة الكتابة؛ حيث إن كتابة الرسالة الرسمية تخضع لقواعد وشروطٍ ينبغي التقيد بها، بينما لا تخضع الرسالة غير الرسمية لمثل هذه القواعد والشروط.، ومن هذه القواعد ما يأتي:

التقيد بالعناصر المطلوبة
عند كتابة رسالةٍ رسميةٍ ينبغي التقيد بمجموعةٍ من العناصر التي لا بدّ من الالتزام بها؛ كي نتمكن من أداء الوظيفة التواصلية المنشودة، وخلق مجالٍ للرد على هذه البيانات، ومن أهم هذه العناصر:

الترويسة: وهي المعلومات الخاصة بالمرسل وتتكون عادةً من عنوانه ورقم هاتفه والبريد الإلكتروني الخاص به.
اسم المستلم: وهو الشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه.
التاريخ الذي كُتبت الرسالة فيه.
التحية أو العنوان: والتي تكتب بصيغ المجاملة والاحترام، ويتم وضعها قبل موضوع الرسالة.
الموضوع: وهو عبارةٌ عن مقدمةٍ موجزةٍ عن السبب الذي استدعى كتابة الرسالة.
نص الرسالة: وهو أهم جزءٍ من الرسالة؛ وذلك لأنه يتم فيه الحديث عن الطلب أو المشكلة أو الشكر.
يتم في الموضوع تقسيم الرسالة على شكل فقراتٍ متتاليةٍ واحدةً تلو الأخرى وبأسلوبٍ سلسٍ وبلغةٍ مُنمّقةٍ تنبض بالحياة وتُظهر الاحترام والتقدير للمرسل إليه في كل محتوى الرسالة.

ويمكنك استخدام التعابير مثل: إنّه لمن منتهى السرور أن أرحّب بكم، يطيب لي، أرغب بأن أشير ل، يسرّني إرسال أطيب التحيات إليك مع خالص أمنياتي لك بالسعادة وبالتوفيق، مع كل احترامي أردت إخبارك ب، أرجو قبول الاعتذار على الإزعاج، أوجه لكم خطابي، أتشرّف بأن أرفع إلى سموّكم، أتشرّف أن أرفع إلى مقامك حضرتك السامي، أرسل الرسالة لمقامكم لأنّ، أكتب لجلالتكم.

الوداع: ويتكون من فقرةٍ يتم إغلاق الفكرة الرئيسية من خلالها بوداعٍ وديٍّ.
مثال: تفضلوا قبول الاحترام والتقدير، شاكرين حسن تعاونكم، مع جزيل الاحترام والتقدير، مع جزيل الشكر والتقدير، مع أطيب التحيات، تفضلوا قبول كامل التحية والاحترام.

التوقيع: وفيه يتم وضع اسم المرسل واللقب الخاص به.
التركيز على الشروط والقواعد الأساسية
بالإضافة إلى العناصر السابقة التي يجب أن تتوافر في الرسالة الرسمية الموجهة لجهةٍ حكوميةٍ، يجب الالتزام بمجموعةٍ من الشروط والقواعد الأخرى الهامة، من أبرزها:

التركيز على الهدف من الرسالة وذكره في الفقرة الأولى.
عدم الابتعاد عن الموضوع الرئيسي للرسالة، وعدم سرد مواضيع أخرى.
الابتعاد عن اللغة العامية.
يجب الإيجاز في الكلام.
لا بُدّ من الاعتماد على أساليب الإقناع، والابتعاد عن العواطف.
الابتعاد عن المحسنات البديعية؛ لأنها تُبعد انتباه القارئ عن الموضوع الرئيسي.
يجب الالتزام بالموضوعية، والحرص على انتقاء الكلمات.
التأكد من صحة الأرقام والأسماء والأماكن والأشخاص والبيانات المذكورة في الرسالة.
الابتعاد عن التكرار في الكلمات والجمل.
استخدام لغةٍ تكون رسميةً وبسيطةٍ وواضحةٍ، تتضمن صيغ المجاملة، واستخدام ضمائر المخاطب والجمع.
جعل محتوى الرسالة قصيرٌ ودقيقٌ، مع ضرورة كتابة المعلومات الضرورية بشكلٍ كاملٍ.