عمون - السكرتارية هي وظيفة إدارية أساسية في مجال الإدارة، حيث تتضمن مجموعة من الواجبات والمسؤوليات التنظيمية والإدارية والأرشيفية. يعتمد نجاح السكرتير على مجموعة متنوعة من الصفات والمهارات الشخصية والمهنية.
الصفات الشخصية:
المظهر اللائق والأناقة في الملبس: يجب على السكرتير أن يظهر بشكل مهني ومحترم.
الشخصية القوية: يجب أن يكون السكرتير قوي الشخصية للتعامل مع مختلف الوضعيات والضغوط.
التواصل الفعّال: القدرة على التواصل بفعالية مع الزملاء والعملاء الداخليين والخارجيين.
السرعة في البديهة وقوة الذاكرة: القدرة على استيعاب وحفظ المعلومات والبيانات بشكل دقيق وسريع.
الأدب والذوق: التعامل بأدب واحترام مع الجميع.
احترام الوقت: الالتزام بالمواعيد وإدارة الوقت بفعالية.
الولاء والانتماء: الالتزام والانتماء للمؤسسة وقيادتها.
الهدوء والمرونة: القدرة على التعامل مع المواقف الصعبة بأمان ومرونة.
الصفات المهنية:
التعليم والتدريب: حاصل على دبلوم أو درجة بكالوريوس في مجال ذات صلة وقادر على التعلم المستمر.
المهارات التكنولوجية: مهارات جيدة في استخدام الحاسوب والتكنولوجيا المكتبية.
مهارات إدارة المكاتب: قدرة على تنظيم المكتب وإدارته بفعالية.
مهارات الأرشيف: القدرة على العمل الأرشيفي والحفاظ على الوثائق بشكل منظم.
إعداد التقارير: القدرة على إعداد تقارير ومراسلات دقيقة وفعالة.
إدارة البريد: التعامل مع البريد الورقي والإلكتروني بفعالية.
العمل الجماعي والفردي: القدرة على العمل كجزء من فريق وأيضًا بشكل فردي.
القدرة على الإقناع والتفاوض: القدرة على التفاوض وإقناع الآخرين.
المعرفة المالية والإدارية: معرفة بأساسيات التحليل المالي والإداري.
الصفات الأخلاقية:
الصدق والأمانة: الامتثال لمبادئ الصدق والأمانة في أداء الواجبات.
النزاهة والالتزام: الالتزام بالمعايير الأخلاقية والنزاهة في السلوك المهني.
المسؤولية: الاحترام للمسؤوليات الموكلة إليه.
تختلف أنواع السكرتارية بناءً على احتياجات المؤسسة، ولكنها عادة تشمل السكرتارية العادية، الإدارية، والتنفيذية، حيث تتشابه في العديد من المهام مثل التواصل والتنظيم والأرشفة
الرد على تعليق