أصبح استخدام التكنولوجيا في مؤسسات الدولة جزءًا من تطوير العمل اليومي ولم يعد الهدف مقتصرًا على تقديم الخدمات إلكترونيًا، بل أصبح يشمل تقليل الوقت اللازم لإنجاز المعاملات، وتنظيم الإجراءات، وتحسين استخدام الموارد، وتسهيل اتخاذ القرارات مما يتطلب ذلك مراجعة أساليب العمل وتحديد المشكلات التي يمكن معالجتها باستخدام الأنظمة الرقمية.

وقد حقق الأردن تقدمًا في رقمنة الخدمات الحكومية حسب تقرير رئاسة الوزراء عن النصف الأول من عام 2026، بلغ عدد الخدمات الحكومية الرقمية 2,060 خدمة، ووصل عدد الهويات الرقمية المفعلة إلى 2.8 مليون هوية. ويشير ذلك إلى توسع استخدام الخدمات الرقمية مع استمرار الحاجة إلى تطوير إجراءات العمل داخل المؤسسات وتحسين الاستفادة من البيانات المتاحة.

ويبدأ التطوير بمراجعة الإجراءات المتبعة في إنجاز الأعمال، فقد تستخدم المؤسسة أنظمة إلكترونية ولكن بعض المعاملات قد تمر بخطوات متعددة، فلذلك من المهم تحديد الخطوات الضرورية، وتقليل الإجراءات التي لا تضيف قيمة للعمل ، وتحسين تبادل المعلومات وفق الصلاحيات القانونية مما يساعد ذلك على تقليل التأخير وتسهيل إنجاز المهام.

ويتطلب تطبيق الإدارة الذكية تطوير مهارات العاملين. فالموظفون بحاجة إلى التدريب على استخدام الأنظمة وتحليل البيانات والاستفادة منها في إنجاز أعمالهم وكما تحتاج المؤسسات إلى تحديد مسؤوليات واضحة عن متابعة الأداء، وإتاحة المجال أمام العاملين لاقتراح تعديلات تساعد على تقليل الأخطاء وتحسين الإجراءات.

ومن المناسب أن يبدأ التطوير بمراجعة الإجراءات التي تستغرق وقتًا طويلًا أو تتكرر فيها الأخطاء وبعد تحديد أسباب المشكلة، يمكن اختيار الحل التقني المناسب وتطبيقه على نطاق محدد، ثم مقارنة النتائج قبل التطبيق وبعده مما يساعد هذا الأسلوب على معرفة مدى فاعلية الحل قبل التوسع في استخدامه.

ولقياس النتائج، يمكن اعتماد مؤشرات تشمل مدة إنجاز العمل، ومعدلات الأخطاء، وكلفة تقديم الخدمة، ونسبة إنجاز المهام في موعدها، ومستوى رضا المستفيدين. كما يجب مراعاة الأشخاص الذين يواجهون صعوبة في استخدام الخدمات الرقمية وتوفير وسائل بديلة تتيح لهم إنجاز معاملاتهم.

ويستطيع الأردن مواصلة تطوير هذا المجال بالاستفادة من التقدم المحقق في الخدمات الرقمية والتوجهات الواردة في الاستراتيجية الأردنية للتحول الرقمي للأعوام 2026–2028. ويتطلب ذلك ربط استخدام التكنولوجيا بتحسين الإجراءات وتدريب العاملين ومتابعة النتائج، بحيث يكون لكل مشروع هدف محدد يمكن تقييمه.

إن تطبيق الإدارة الذكية في مختلف المؤسسات يعتمد على تحديد المشكلات الفعلية واختيار الحلول المناسبة وقياس أثرها ولا يكفي توفير الأنظمة الحديثة إذا لم تسهم في تقليل الوقت والجهد والأخطاء وتحسين الأداء. لذلك يجب أن يكون تطوير العمل هو الأساس في اختيار التكنولوجيا واستخدامها، مع مراجعة النتائج بصورة مستمرة.